HASIL PEMBELAJARAN MK. MANAJEMEN PELATIHAN KPM 61 H

 Perencanaan Program Diklat

Oleh:

Rikhlata (I31110071)         

Bogor 2 ferbuari 2012

A.    PENDAHULUAN

Sumberdaya manusia memegang peranan penting dan merupakan kunci pokok  dalam meningkatkan produktivitas suatu perusahaan. Maka dari itu sumber daya manusia harus digunakan dengan sebaik-baiknya dan dikembangkan kemampuannya agar hasil kerjanya produktif. Sebab produktif tidaknya pekerjaan seseorang dapat dilihat dari hasil kerjanya baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif. Sumber daya manusia dapat menunjang terhadap peningkatan produktivitas suatu perusahaan ataupun sebaliknya, yaitu menjatuhkan produktivitas (Notoatmojo, 2003)

Dalam organisasi, inovasi tidak saja diartikan dengan perbaikan sarana prasarana, pembelian alat baru, namun juga dalam arti perbaikan manajemen pelatihan, peningkatan analisa sistem dan prosedur supaya lebih simpel dengan biaya rendah, inovasi dalam penyelesaian alur pekerjaan yang lebih transparan, dan sebagainya. Inovasi menjadi sebuah kebutuhan organisasi yang ingin berkembang dan berlanjut (suistainibilty).

Keputusan untuk menyelenggarakan pelatihan harus berdasar pada data yang valid, yang dihimpun melalui penilaian kebutuhan-kebutuhan. Penilaian ini mendiagnosis masalah-masalah yang dihadapi oleh pegawai/organisasi dan tantangan ke depan demi pengembangan organisasi.

Pelatihan merupakan proses pembelajaran yang mengarah pada perubahan  perilaku sesuai dengan tujuan  pelatihan. Pembelajaran akan diadopsi dari pengalaman yang dialami pegawai pada program pelatihan baik secara konsep maupun praktik.

Pada topik perencanaan program pelatihan ini akan dibahas tentang  pengumpulan data dan informasi diskrepansi kinerja. Selanjutnya berdasarkan  identifikasi diskrepansi kinerja tersebut dilakukan perumusan tujuan perubahan perilaku atau tujuan pelatihan, dan berikutnya adalah tentang perencanaan pelatihan atau lebih spesifik dapat dikatakan sebagai persiapan pelatihan.

Dengan demikian  pembahasan materi Analisis Jabatan telah dibahas perlunya dilakukan sejumlah pengumpulan data dan informasi tentang diskrepasi kerja, seperti:

1)      Identifikasi tugas utama atau fungsi jabatan.

2)      Identifikasi ukuran kinerja untuk menyelesaikan tugas.

3)      Identifikasi tugas rutin.

4)      Identifikasi kondisi pelaksanaan tugas rutin yang dilakukan.

5)      Menetapkan apakah pekerja melakukan setiap tugas sesuai ukuran kerja yang ditetapkan.

6)      Jika tidak memuaskan, dicari ketidaksesuaian kerja.

7)      Nyatakan alasan ketidaksesuaian kerja.

8)      Putuskan apakah ketidaksesuaian dapat diatasi melalui pelatihan.

Data-data yang terkumpul tersebut akan dijadikan landasan dalam melakukan kegiatan selanjutnya yaitu menyusun perencanaan program diklat. Penyusunan perencanaan diklat merupakan kegiatan penting yang harus dilakukan secara hati-hati. Kegiatan perencanaan program diklat diantaranya adalah menetapkan tujuan perilaku dan merencanakan pengelolaan peserta, sarana dan prasarana, serta pelaksana pelatihan. Berikut ini akan dituliskan tentang materi pembahasan tentang kedua materi tersebut yang telah dilakukan pada hari Sabtu tanggal 7 Maret 2012, serta hasil pembelajaran yang diperoleh selama proses diskusi. 

B.     MATERI YANG TELAH DISAMPAIKAN

1.      Perencanaan Program Diklat

a.      Tujuan Perilaku

o   Tujuan kinerja atau Tujuan Berbasis Kriteria

o   Menggambarkan apa yang dapat dilakukan peserta pada akhir pelatihan

b.      Mengapa Menggunakan Tujuan Perilaku

o   Action oriented

o   People oriented

o   Responsibilty orented

c.       Bagaimana Menuliskan Tujuan Perilaku?

o   Menyatakan perilaku apa yang diinginkan sebagai outcome pelatihan

o   Outcome pelatihan yang terukur dan dapat diamati.

o   Peserta harus menjadi subjek kalimatà terkait tindakan peserta pelatihan.

d.      Karakteristik Tujuan Perilaku

o   Fokus pada Tujuan Pelatihan

o   Mempunyai Action Verb

o   Peserta harus menjadi subjek kalimat

e.       Tujuan Perilaku dapat Membantu

o   Memfasilitasi desain dan pengembangan instruksional dengan arah tujuan yang jelas

o   Memfasilitasi tahapan pengembangan kurikulum, menghilangkan gap & tumpang tindih.

o   Meningkatkan komunikasi lebih efisien antara pelatih, administrator, peneliti, dan peserta.

o   Memperjelas apa yang benar2 dipelajari pesertaà pemilihan tujuan yang paling penting.

o   Memungkinkan instruksi untuk dievaluasi dan ditingkatkan.

o   Meningkatkan instruksi individual melalui evaluasi kemajuan masing2 peserta.

o   Peserta lebih efisien pembelajarannya, ketika tahu yang diharapkan.

o   Mengurangi waktu terbuang ketika peserta sudah bisa mencapai semua atau beberapa tujuan sebelum pelatihan dimulai.

o   Menerapkan filosofi tanggung jawab pelatih untuk membantu peserta menguasai tujuan.

o   Memfasilitasi penelitian dalam pelatihan - memajukan teknologi instruksional.

o   Meningkatkan peran baru bagi pelatih : perancang instruksional, manajer & spesialis

f.       Manfaat Menuliskan Tujuan perilaku dengan Jelas :

o   Peserta mengetahui apa yang harus dilakukan agar berhasil menyelesaikan pelatihan

o   Semua instruktur dapat menentukan apakah tahapan instruksionalnya telah tepat

g.      Kata Kerja dalam Tujuan Perilaku

o   Melakukan                 

o   Menceritakan

o   Menulis

o   Menggambarkan

o   Membuat daftar

o   Berjalan

o   Berlari

o   Menjelaskan

o   Mendemonstrasikan

o   Menunjukkan

o   Menjawab

o   Memilih

o   Mengorganisasikan

o   Melakukan

o   Menggambar

h.      Kata Kerja yang Samar

o   Mengetahui

o   Memahami

o   Menghargai

o   Mempunyai

o   Mengerti

o   Menyadari

o   Merasakan

o   Meyakini

i.        Contoh Tujuan Perilaku

o   Peserta akan mampu melakukan pekerjaan lapang KB menggunakan teknik pendidikan penyuluhan seperti dalam manual (TUJUAN PERILAKU)

o   Peserta berpeluang melakukan praktek dalam melakukan pekerjaan lapang sesuai dengan teori yang dijelaskan di kelas (BUKAN TUJUAN PERILAKU)

o   Peserta akan mampu memahami penyebab masalah penduduk (BUKAN TUJUAN PERILAKU)

o   Peserta akan mampu membuat daftar penyebab utama masalah penduduk seperti diberikan dalam kelas (TUJUAN PERILAKU)

2. Perencanaan pengelolaan peserta, sarana dan prasarana, serta pelaksana pelatihan

Jika kita menjabarkan pelatihan, maka pelatihan itu merupakan urutan dari beberapa sesi pelatihan yang dirancang untuk mencapai tujuan dari pelatihan itu sendiri dan setiap sesi terdiri dari beberapa aktivitas. Sementara pada setiap aktivitas dapat dijabarkan dalam aspek sebagai berikut :

o   Waktu dan durasi sesi

o   Bentuk aktivitas

o   Jumlah Trainer

o   Peralatan dan material

Atas dasar semua aspek inilah kita dapat menyusun perencanaan tentang pengelolaan peserta, sarana, prasarana dan pelaksana pelatihan yang dimaksud.

a.      Session plan (Bray, 2009)

Sebelum dapat menyusun perlu kita peroleh terlebih dahulu rancangan untuk kesemua sesi yang kita laksanakan dalam pelatihan, kita sebut session plan.  Dari session plan dapat ditarik kesimpulan apa saja yang diperlukan untuk keseluruhan aktivitas dalam pelatihan.

o   Time & Duration. Menjelaskan tentang kapan sesi tersebut akan dimulai dan berjalan berapa lama.

o   Objectives. Sasaran pembelajaran yang dicapai dalam sesi tersebut.

o   Activities. Bentuk kegiatan apa saja yang dilaksanakan pada sesi tersebut.

o   Trainer. Jumlah trainer (pelaksana) yang terlibat. Bisa juga menyebutkan nama penanggung jawabnya.

o   Equipment / Material. Peralatan dan material apa yang diperlukan untuk sesi tersebut.

Contoh Penerapan Session Plan

Time/ Duration	Objectives	Activities	Trainer	Equipment / Material
Pk. 9.00 45 menit	Mengarahkan peserta ke masalah komunikasi	n  Games “Komunikasi” n  Diskusi	1 orang	n  Properti games n  Whiteboard & Spidol n  Kertas A4 & alat tulis

b.      Waktu / Durasi (Bray, 2009)

Jumlah Sesi

Satu aspek yang perlu diperhitungkan dalam menentukan jumlah waktu adalah jumlah sesi yang diselenggarakan dalam suatu pelatihan. Jumlah sesi ini pun menentukan perpindahan perangkat, penyediaan material, jumlah trainer dan narasumber, dan sebagainya.

Durasi

Durasi di sini adalah jumlah waktu yang dipergunakan dalam proses pelatihan, dalam persoalan waktu, semuanya bisa dikondsikan dengan materi atau proses pelatihan yang akan dilakasanakan sesuai efektifitas pelatihan.

Awal dan Akhir

Penentuan waktu awal kegiatan dan akhir kegiatan, menentukan bagaimana kondisi peserta itu sendiri. Misalnya, jika pelatihan dilaksanakan setelah jam kantor, maka ada kemungkinan peserta tengah mengalami kelelahan sehingga menentukan bagaimana pelaksanaan pelatihan di mulai, dan seterusnya.

c.       Peserta

Karakteristik Peserta

Karakteristik bisa dijabarkan secara demografis, prasyarat yang harus dipenuhi peserta, dan kedudukan jabatan. Karakteristik ini menentukan lingkup dari kegiatan pelatihan yang dilakukan, spesifik pada karakteristik peserta tertentu atau dibuka untuk khalayak yang lebih umum. (Rose, 2009)

Jumlah

Hal yang perlu ditentukan sebelumnya adalah target populasi orang yang menerima training dan jumlah maksimum peserta dalam 1 kali pelatihan. Hal ini penting untuk menentukan anggaran, rencana pelatihan, akomodasi dan sebagainya. (Bray, 2009)

d.      Tempat

Indoor / Outdoor

Umumnya pelatihan dilakukan indoor. Namun untuk bentuk-bentuk kegiatan tertentu dapat dilakukan outdoor (seperti studi lapangan, permainan, dsb.)

Ukuran / Jumlah Ruang

Ukuran bergantung jumlah peserta dan bentuk interaksi trainer dan peserta. Jika trainer butuh keleluasaan berinteraksi dengan peserta, maka perlu ruang gerak yang besar. Ada beberapa pelatihan membutuhkan ruangan tambahan untuk kegiatan kelompok, agar antara satu kelompok dengan kelompok yang lain tidak saling berinteraksi.

Kondisi Tempat

Ada beberapa hal yang mendukung kenyamanan peserta dalam mengikuti kegiatan pelatihan, sebagai contoh pencahayaan yang cukup (pencahayaan dari luar atau dari dalam), penggunaan AC, atau jarak dengan restroom terdekat.

e.       Layout

Layout ditentukan oleh jumlah peserta dan bentuk interaksi antara trainer dan peserta yang akan dilakukan, yang digambarkan oleh bentuk kegiatan yang akan dilakukan (ceramah, games, simulasi, atau aktivitas kelompok). (Furjanic, 2000)

Macam-macam peralatan yang biasa dipakai dalam pelatihan (Furjanic, 2000):

o   Overhead Projection

o   Flipchart Stand

o   Microphone / Sound System

o   TV / VCR

o   Podium

o   Personal Computer (PC) / Notebook

o   LCD Projection dan Slide Projection

o   Facilitator Table, etc.

g.      Material

Bentuk-bentuk material yang dibutuhkan dalam pelatihan (Furjanic, 2000):

o   Fotokopi transparansi/ slide / powerpoint

o   Flipchart

o   Properti ice breaking

o   Properti kegiatan kelompok

o   Properti simulasi

o   Tanda peserta (nama)

o   Masking tape / push pins

o   Handouts lain

h.      Refreshment

Bila diperlukan refreshment (konsumsi) perlu disediakan, mengingat durasi yang panjang dari kegiatan pelatihan yang dimaksud. Bentuk refreshment yang lazim adalah :

o   Sarapan

o   Makan Siang

o   Makan Malam

o   Break Pagi (sekitar jam 10 pagi)

o   Break Sore (sekitar jam 3 sore)

i.        Pelaksana

Susunan dan struktur pelaksana bergantung pada bentuk dan cakupan pelatihan itu sendiri. Sebagai contoh kasus, struktur pelaksana yang dijalankan di lingkungan suatu balai pelatihan pemerintah adalah sebagai berikut (Depsos, 2006):

o   Pengarah (sponsorship), dipegang oleh Kepala Balai

o   Narasumber ( pemilik “topik” atau “materi” yang disampaikan), dipegang oleh Sekretasis Ditjend, Pejabat terkait dengan materi

o   Penanggungjawab (pemilik kegiatan), dipegang oleh Kepala Bidang Pelatihan

o   Ketua Pelaksana, dipegang oleh Kepala Seksi Perencanaan Program dan Evaluasi Pelatihan

o   Asisten Administrasi, dipegang oleh Kepala Seksi Pelatihan Keterampilan Umum

o   Asisten Akademik, dipegang oleh Pekerja Sosial Madya pada Seksi Perencanaan Program dan Evaluais Pelatihan

o   Staf Sekretariat, dipegang oleh Pekerja Sosial Pelaksana lanjutan pada Seksi Pelatihan Keterampilan Umum

C.    HASIL PEMBELAJARAN

Dari hasil diskusi yang telah dilakukan, ada beberapa hasil pembelajaran yang dapat diambil. Berikut adalah uraian tentang hasil pembelajaran tersebut.

1. Pada penetapan tujuan perilaku harus mencakup tujuan perubahan perilaku (pengetahuan, sikap dan ketrampilan). Tujuan perubahan perilaku yang ditetapkan hendaknya dilakukan secara proporsional di antara ke tiga aspek perilaku tersebut (pengetahuan, sikap, dan keterampilan). Penetapan tujuan perilaku secara proporsional tersebut dilakukan berdasarkan kebutuhan atau berdasarkan hasil need assesment yang dilakukan. Bisa jadi aspek pengetahuan hanya mendapatkan bagian sedikit saja sedangkan aspek sikap dan ketrampilan memiliki bagian yang lebih besar, tergantung keadaan peserta pelatihan.
2. Sudah seharusnya selalu diupayakan bahwa tujuan perilaku dari suatu kegiatan pelatihan dapat dicapai. Semua rangkaian kegiatan pelatihan harus dapat diselesaikan dengan proses yang baik, tepat waktu, semua materi tersampaikan sehingga semua tujuan pelatihan dapat dicapai. Ada beberapa trik untuk menghindari tidak tercapainya tujuan pelatihan, seperti:

a.       Harus ada perencanaan untuk mengantisipasi pelaksanaan kegiatan pelatihan yang kemungkinan akan memakan waktu yang lebih banyak atau lebih sedikit. Pada awal pelatihan akan di mulai, hendaknya disampaikan kepada peserta apa yang menjadi tujuan perilaku kegiatan pelatihan dan bagaimana cara mencapainya. Sampaikan juga bahwa tercapainya tujuan perilaku kegiatan pelatihan ini sangat tergantung bagaimana sikap peserta pelatihan selama berproses. Partisipasi aktif dan disiplin perserta dapat membantu keberhasilan pencapaian tujuan perilaku pelatihan.

b.      Harus ada perencanaan kegiatan monitoring dan evaluasi yang dapat menilai sejauhmana terjadi perubahan perilaku tersebut, atau dapat mencapai output dan outcome pelatihan. Jadi tujuan perilaku tidak saja diukur pada saat pelatihan dilaksanakan atau pada saat sesi kegiatan pelatihan berakhir, namun juga dapat dimonitor dan dievaluasi pada saat peserta pelatihan sudah kembali ke tempat kerja masing-masing. Selain pre-test dan post-test yang dilakukan selama kegiatan pelatihan berlangsung, sesi rencana iindak lanjut (RTL) menjadi begitu penting untuk dijadikan pedoman monitor dan evaluasi setelah peserta pelatihan kembali ke tempat kerja masing-masing. 

Sebagai contoh, pada pelatihan tentang dasar-dasar manajemen tentunya tujuan perilaku yang ingin dicapai adalah siapa yang bertanggung jawab atau siapa yang dapat melakukan apa setelah mengikuti kegiatan pelatihan dasar-dasar manajemen tersebut. Disini jelas bahwa tujuan perilaku dari suatu kegiatan pelatihan menjadi sangat penting untuk direncanakan bagaimana cara mencapainya dan harus dapat diukur pencapaiannya.

3. Harus diperhatikan, dipertimbangkan dengan seksama dan tepat bagaimana memilih layout ruangan yang kondusif, dan peralatan yang dgunakan selama proses  pelatihan, yang dapat meningkatkan partisipasi aktif peserta, serta dapat meningkatkan partisipasi aktif peserta dalam berproses, dan meningkatkan interaksi dalam berkomunikasi antara sesama peserta dan antara pelatih dan peserta. Jadi, sebaiknya dihindari penggunaan peralatan yang dominan sangat tergantung dengan electricity. Eye contact atau face to face communication menjadi sangat penting dilakukan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi yang terjadi.
4. Keberhasilan pencapaian tujuan perilaku suatu kegiatan pelatihan sangat ditentukan oleh karakteristik peserta pelatihan. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengidentifikasian motivasi peserta untuk ikut pelatihan. Namun, tidak hanya motivasi peserta pelatihan saja yang penting, tetapi motivasi pelatih juga sangat penting dan menentukan keberhasilan pencapaian tujuan perilaku. Bagaimana pelatih berbicara dan menulis, dan apa motivasi pelatih menyampaikan materi tersebut. Apakah fasilitator menerapkan falsafah mendidik atau hanya sekedar menyampaikan materi. Selain itu, kredibiltas pelatih juga sangat mempengaruhi peserta. Oleh karena itu, pelatih juga harus menguasai “publick speaking”  yaitu bagaimana aberbicara di depan publik secara efektif.

D.    PENUTUP

Tujuan prilaku yang ingin dicapai dalam kegiatan pelatihan adalah tercapainya perubahan perilaku dari peserta pelatihan. Jadi tujuan perilaku yang disusun harus berorienasi pada tindakan, orang dan tanggung jawab. Sehingga akhir dari pelatihan adalah tercapainya tujuan perilaku yang dapat diukur. Untuk mencapai tujuan perilaku tersebut sangat ditentukan oleh ketersediakab sumber daya yang layak, layout yang tepat, kemampuan berkomunikasi pelatih, motivasi pelatih dan peserta.

DAFTAR PUSTAKA

Bray, Tony (2009), Training Design Manual : The complete practical guide to creating effective and successful training programmes 2nd Edition, London : Kogan Page

Departemen Sosial RI (2006), Laporan Penyelenggaran Pelatihan Asesmen dan Placement Lanjutan Bagi Petugas Pusat Informasi dan Pelayanan Rehabilitasi Vokasional Penyandang Cacat, Cibinong : Balai Besar Rehabilitasi Vokasional Bina Daksa.

Furjanic, Sheila W. , Trotman, Laurie A. (2000), Turning Training Into Learning: How to Design and Deliver Programs That Get Results, New York : American Management Association.

Hickerson dan Middleton. 1975. Helping People Learn: A Module For Trainer. East-West Centre. Honolulu, Hawai. Rose, Joni (2009), Developing a Training Program Framework: Determining the Structure of Corporate Education, http://www.suite101.com/content/developing-a-training-program-framework-a120858